5 etapas en un análisis de viabilidad de Proyecto
Previo al comienzo de un proyecto, que conlleve un grado de incertidumbre alto, es planteable el llevar a cabo un estudio o análisis de viabilidad. Ello sucede cuando nos es difícil fijar el alcance de un producto o servicio, y por lo tanto se nos hace muy complicado intentar establecer un Project Management Plan o Plan de Proyecto con garantías de ser cumplido, en forma, tiempo y coste. Conviene ‘asegurar más el tiro’ mediante una etapa previa, el estudio de viabilidad. Este proceso ayuda a ganar la confianza necesaria, al confirmar (o desmentir) que la iniciativa se puede implementar a tiempo y dentro del presupuesto, y es por eso que lo esencial es llevar a cabo el estudio de viabilidad tan temprano como sea posible.
Un proyecto viable es un proyecto alcanzable, donde se tiene la capacidad de enfrentarse a las circunstancias concretas obteniendo los resultados esperados. No es un pronóstico, ni implica que el proyecto se vaya a entregar a tiempo, en las condiciones fijadas y dentro del presupuesto designado para ello; la incertidumbre no desaparece a pesar de una respuesta positiva del estudio de viabilidad. Sin embargo, cuando se determina que la iniciativa es viable existe una mayor confianza en la entrega.
El estudio de viabilidad está muy focalizado y debe ser siempre específico. Algunas de sus principales características son:
· Se trata de una herramienta de investigación que informa sobre la capacidad de hacer realidad una idea.
· No es lo mismo que un plan de negocios. Es posible utilizar un estudio de viabilidad como un predecesor a la creación de un plan de negocios.
· Parte de lo general para avanzar hacia los detalles más concretos.
· Obliga a considerar la necesidad del cliente y la posible competencia.
· Ayuda a identificar los riesgos a los que es probable tener que enfrentarse en el desarrollo.
· Describe las acciones a emprender, sus beneficios y el coste que implican.
· Permite predecir el beneficio que se obtendrá.
La principal ventaja de hacer un estudio de viabilidad de un proyecto es el disfrutar de la oportunidad de atar todos los cabos antes de comprometerse en tiempo, dinero y recursos para una idea que puede no funcionar de la manera que se había planeado originalmente. Su aplicación evita graves inconvenientes como:
· Tener que aumentar el presupuesto en plena fase de ejecución.
· La mala imagen de la empresa y/o la pérdida de un cliente al no poder llevar a cabo lo acordado a causa de las limitaciones.
· Incurrir en problemas derivados de la entrega defectuosa o alejada de las condiciones de calidad y especificaciones definidas.
Sus ventajas más importantes, y donde reside su importancia, tienen que ver con el hecho de que los estudios de viabilidad ayudan a abrir los ojos a nuevas posibilidades, oportunidades y soluciones que, de otra forma, nunca se hubiesen descubierto.
El mejor momento para hacerlo es cuando ya se han identificado una serie de alternativas de solución para abordar la ejecución del proyecto y lo que se necesita es saber cuál de ellas es la más factible de implementar. En la práctica, os propongo el recorrido de las siguientes cinco etapas:
1. Investigación de los impulsores del negocio: en la mayoría de los casos, el proyecto está siendo impulsado por un problema en el negocio o aspecto a mejorar del que hay que tener una comprensión clara. En esta fase hay que descubrir por qué estos motivos subyacentes son importantes para la empresa y qué plazo máximo puede emplearse para resolver la cuestión que se ha de abordar. También es el momento de averiguar cuál puede ser el impacto para la empresa, caso de que el proyecto no termine como es esperado.
2. Confirmación de las soluciones alternativas: una vez que la misión del proyecto está clara, es necesario comprender qué soluciones alternativas quedan disponibles. Éstas deben ser realistas y proporcionar una cobertura eficaz al problema que se está tratando. Habrá que valoraras una a una y rechazar las que no cumplan con estos requisitos.
3. Determinación de la viabilidad de cada solución: para ello tienen que garantizar que su aplicación permitiría la entrega a tiempo y dentro de presupuesto. Ésta es, sin duda, la parte más complicada del proceso de análisis de la viabilidad de un proyecto y, para minimizar el riesgo de errores se pueden aplicar distintos métodos, como:
· Investigación comparativa: consiste en comprobar la evolución y grado de satisfacción de otras compañías que han implementado las mismas soluciones que se está valorando aplicar al proyecto.
· Desarrollo de prototipos: esta alternativa propone identificar la parte de la solución que tiene el mayor riesgo para poder, en base a ella, crear una muestra, un prototipo, que permita, a pequeña escala, comprobar su viabilidad.
· Compartimentación temporal: este método se lleva a cabo al completa algunas de las tareas incluidas en el plan del proyecto y medir el tiempo necesario para su ejecución. Esta marca se ha de comparar con la previsión que se había hecho para comprobar el grado de precisión de la planificación.
4. Selección de la solución idónea: una vez se conoce el grado de viabilidad de cada solución alternativa propuesta, el siguiente paso es elegir la que se aplicará a la ejecución del proyecto. Esta decisión se ha de basar en tres aspectos:
· Facilidad de implementación.
· Mínimo nivel de riesgo.
· Máxima confianza de entrega.
5. Re evaluación: es el momento de tomar la solución elegida y volver a evaluar su viabilidad en un nivel inferior. Para ello es preciso:
· Identificar todas las tareas o paquetes de trabajo que se necesitan para completar la solución.
· Contrastar las previsiones sobre la duración de cada tarea con los miembros del equipo de proyecto.
· Añadir todas las tareas y sus plazos al plan de proyecto.
· Comprobar si, todavía, se está en condiciones de entregar dentro del plazo máximo fijado.
· Documentar todos los resultados para cerrar el estudio de viabilidad completo.
¿Es útil en tu entorno el poder disponer de estudios de viabilidad sólidos? ¿Permite seleccionar mejor aquellos proyectos que efectivamente se llevarán a cabo?
Técnicas de análisis para proyectos
Los proyectos son esfuerzos de tiempo limitado destinados a lograr objetivos específicos. Los jefes de proyecto tienen la tarea de completar el proyecto a tiempo, con el presupuesto y la funcionalidad necesaria. Antes de que el trabajo del proyecto comienza, y a intervalos regulares, el equipo de éste puede analizarlo para determinar el progreso. Este análisis se basa en técnicas destinadas a verificar qué costos se han incurrido en el proyecto, qué actividades se han finalizado y si los miembros del equipo del proyecto han experimentado problemas con las herramientas o funciones. Si el análisis revela discrepancias, el equipo puede tomar medidas correctivas.
Financieras
Un análisis financiero verifica que los desembolsos del proyecto corresponden a la cantidad de avance hacia la terminación. Una técnica para el análisis de costos enumera todos los pedidos de compra que el equipo de proyecto ha emitido y compara las cantidades a los costos en el presupuesto. A continuación, agrega los costos y compara el total a las cantidades consignadas para este trabajo en el presupuesto. Si el análisis detecta discrepancias, busca razones tales como un cambio en el alcance del proyecto o las dificultades inesperadas. Si es necesario, el equipo del proyecto se tiene que ajustar a los planes de proyecto para reflejar la nueva situación.
PERT
El proyecto de evaluación y revisión técnica o PERT (por las siglas en inglés), es una potente herramienta para el análisis de proyectos. Utilizando gráficas PERT, los jefes de proyecto pueden realizar un seguimiento de progreso y determinar el por ciento de de terminación del proyecto o de las tareas individuales. El PERT utiliza software de seguimiento de las actividades programadas e identifica las críticas. Un retraso en una actividad crítica da lugar a un retraso de todo el proyecto. La serie de actividades críticas conforman la ruta crítica del proyecto. La herramienta también identifica y rastrea la ruta crítica para permitir que los gestores de proyecto analicen cualquier retraso.
Riesgo
El análisis de riesgos permite a los gerentes de proyecto determinar planes de contingencias apropiados para la empresa. Si un proyecto está en un alto riesgo de fracaso, lo cual significa que no estará disponible para ejecutar las funciones previstas en tiempo o en el costo esperado, las empresas desean estar conscientes de las consecuencias de dicho incumplimiento. Las técnicas de análisis de riesgo observan lo que le puede suceder al proyecto si las variables individuales, tales como un tipo de cambio de moneda, por ejemplo, experimenta un cambio grande e inesperado. Después trata de determinar la probabilidad de tal cambio. Las empresas desarrollan contingencias para factores que tiene una combinación de alta probabilidad y consecuencias graves.
Requerimientos
Un plan de proyecto trata de ejecutarlo, de modo que cumpla con los requisitos especificados. A medida que avanza el proyecto, el equipo de proyecto puede llegar a estar consciente de los aspectos que los requisitos de la especificación no cubren adecuadamente. Las técnicas para los requisitos de evaluación observan si el requerimiento es opcional o mandatario. Éstas clasifican los requerimientos en orden de importancia y asignan valores. El equipo del proyecto debe priorizar los requerimientos obligatorios de alto valor, mientras que pueden retirar requerimientos opcionales y de escaso valor si es de ayuda para el proyecto general.
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